Conoce los procesos que definen los controles de proyecto

Los puntos fuertes de los controles de proyecto radican en su enfoque centrado en los datos y la atención al detalle.

Fuente: Constructivo

Un gerente de proyecto no solo quiere saber que hay un sobrecosto, sino que quiere saber las causas raíz, los números precisos y cómo se puede resolver. Aquí es donde una solución de control de proyecto totalmente integrada puede ayudar con la eficiencia en la obtención de respuestas rápidamente y proporcionar visibilidad del rendimiento que puede reducir los costos del proyecto. Profundicemos en los procesos que definen los controles del proyecto.

Planificación de proyectos

La planificación es uno de los pasos importantes en los que los controladores y los gerentes de proyecto trabajan juntos. Ya sea que se trate de crear planes de proyecto, cronogramas, estructuras de desglose del trabajo o estimaciones de costos, la planificación le da a su equipo una línea de base para trabajar durante todo el proyecto.

Presupuesto

La integración del proceso de presupuestación en las actividades del proyecto es esencial para calcular los costos con precisión y comprender cuándo y por qué ocurren las variaciones. Al escalonar los presupuestos y refinar los números, un modelo transparente está disponible tanto para los altos directivos como para los miembros del equipo. Este modelo sirve como punto de referencia a lo largo del proyecto para comprender los flujos de efectivo de vital importancia.

Gestión de riesgos

Los controles del proyecto proporcionan un enfoque meticuloso para gestionar el riesgo. Al identificar preventivamente los riesgos, monitorear el riesgo continuamente y desarrollar planes de contingencia para abordar y mitigar los problemas, es posible reducir el impacto en el presupuesto y el cronograma. También ayuda a prevenir que ocurran algunos riesgos en el futuro.

Gestión del cambio

Cuando un proyecto se desvía de sus estimaciones originales, a menudo no se debe a un solo factor, sino al efecto acumulativo de varios factores que tienden a pasar desapercibidos. Esta es la razón por la cual la gestión del cambio es crítica. Al rastrear los cambios y comprender su impacto, mientras se sigue un proceso claro de evaluación, aprobación y rendición de cuentas, los proyectos pueden mantenerse en su trayectoria trazada.

Previsión

Al aumentar la precisión de las estimaciones al finalizar, los controladores y gerentes de proyectos pueden obtener más información sobre los impulsores actuales de los excesos de costos y cronograma. Una buena medición del progreso es un insumo vital para el proceso de pronóstico. Sirve como comparación con los costos reales y comprometidos que permiten a los controladores de proyectos extrapolar un pronóstico utilizando una combinación de métodos y fórmulas de pronóstico estándar. Las actualizaciones periódicas y oportunas ayudan al controlador del proyecto al permitir una respuesta más rápida y una acción correctiva cuando un proyecto comienza a desviarse.

Gestión del rendimiento

Definir y utilizar indicadores clave de rendimiento (KPI) para monitorear el estado del proyecto y pronosticar tendencias es crucial para tomar medidas correctivas. Las organizaciones que utilizan la información de rendimiento para administrar proyectos, como los cálculos utilizados en la gestión del valor ganado, logran una tasa de éxito del 68%, en comparación con una tasa de éxito del 7% para los proyectos que no aprovechan estos datos.

Administración de proyectos

Este proceso implica establecer procesos y sistemas que puedan ayudar a los miembros del equipo a comunicarse y colaborar entre sí. El objetivo es realizar un seguimiento de las actualizaciones de estado, capturar las actas de las reuniones y las lecciones aprendidas, y administrar los flujos de trabajo sin problemas para que los equipos puedan centrarse en la ejecución real en lugar de las tareas rutinarias.